就活で選考を辞退する方法は?電話とメールのどちらがいい?
young businessman waving good bye at airport

 

就職活動が進んでくると、選考の日程が重なってしまったり、希望の企業から内定をもらったから選考を辞退しようと考える人も出てきます。

辞退したいときにどんな方法ですればよいのか迷ったり、どう伝えたらよいかわからないという人も多いでしょう。

 

今回は、就活における選考辞退の方法を解説します。

 

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選考を辞退するのは電話とメールのどちらがいい?

まず、選考辞退の手段について紹介します。

 

就活では、電話とメールでやりとりをしていることが多いでしょう。

どちらの方法で選考辞退の連絡をしたらよいのでしょうか。

 

結論としては、どちらの方法でも構わないといえます。

 

電話とメールそれぞれメリットとデメリットがあるので、状況により使い分けるといいでしょう。

 

電話の場合

どんな状況のときに電話を用いるのがよいのでしょうか。

電話を用いるメリットと、電話での伝え方について紹介します。

メリット

電話で選考辞退をするメリットは、辞退の連絡が確実に届いたか確認しやすいことと、場合によっては丁寧さが伝わることです。

 

選考の前日や当日に辞退をする場合には、必ず電話でその旨を伝えましょう。

メールの場合には採用担当者が見逃している場合もあります。

 

また、最終選考役員面談などを辞退する場合には、電話連絡で行うと丁寧な印象をもたれることもあるでしょう。

 

電話の仕方

電話の場合には、会社の都合に合わせて連絡をすることが大切です。

営業日や営業時間(場合によっては昼休み)を確認します。

そして、営業日の始業直後や昼休みの前後、終業時間の前を避けた時間に電話をするなど、会社の忙しい時間帯を避けることをおすすめします。

具体的には9時始業の会社であれば、10時30分から11時30分、14時から16時あたりの時間がよいでしょう。

 

電話では、面接の日にち大学名氏名を伝えるとスムーズでしょう。

採用担当者に取り次いでもらったら、選考を辞退したい旨と日程を確保してもらった感謝の気持ちを添えると良いと思います。

ただし、業務の邪魔をしてしまうため長々と話す必要はありません。

端的に内容と感謝の気持ちを伝えれば十分です。

 

もしも採用担当者が不在の場合には、戻る時間や対応してもらえる時間を確認して折り返しましょう。

 

直前のキャンセルの場合で担当者が不在の場合には、電話に対応してくれた方に選考辞退の旨を伝えて指示を仰ぐか、人事部で在席中の方に取り次いでもらうようにしましょう。

そして、担当者には、後日メールで辞退の旨を伝えましょう。

 

メールの場合

メールは電話よりも気軽な選択肢と思う方も多いでしょう。

電話でのメリットと方法を注意するポイントと共に紹介します。

 

メリット

メールであれば、時間を気にせずに連絡をすることができます。

また、選考が重なる時期で営業時間内に連絡ができない場合にも便利な手段といえるでしょう。

 

また、最近はメールでのやりとりを中心にしている企業も多くあります。

その場合にはメールで返すほうが良いでしょう。

 

メールの方法と注意点

メールでは、件名で概要が伝わるよう「選考辞退のご連絡/〇〇大学 氏名」など内容と氏名を記入します。

このようにすることで、採用担当者がメールを確認しやすいようにしましょう。

 

内容には、選考を辞退したい旨お詫びや感謝、最後に「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」などの結びの言葉を入れて送付しましょう。

 

メールでの注意点として、採用担当者がメールを確認したのがわかりにくいことが挙げられます。

選考辞退の連絡には返信が来るはずなので、数日経っても返信がない場合には改めて確認メールをするか、電話で問い合わせましょう。

 

選考辞退の連絡は、意思が固まったすぐに行おう

今回は、選考辞退の方法について紹介しました。

会社では、一人ひとりの学生のために選考時間を確保しています。

もしも辞退をしたいと考えている場合には、できる限り早めに決断をし、すぐに連絡をしましょう。

採用担当者も選考辞退者が出ることは想定しているので、スムーズに対応してもらえるでしょう。

その際は、この記事を参考に選考辞退を進めて下さい。

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