就活メールの返信はどこまですればいいのか|返信の3つのポイント

 

学生①
就活メールの返信の仕方がわからない

学生②
就活中、メールのやり取りをしていて企業の人事の方に失礼がないか心配

 

と思っている就職活動中の学生は多いのではないでしょうか。

 

プライベートではLINEなど単語の羅列やスタンプでコミュニケーションが取れても、就活になると企業との連絡はほとんどが電話かメールです。
緊急性が高くないものはほとんどメールでやりとりするので、自然にメールを送る機会が増えることと思います。

 

しかし、このときメールの使い方を理解した上で使わないと非常識に思われてしまうこともあるため、注意をしたいもの。
そこで今回は、「就活でメールに返信するときに注意すべき3つのポイント」について解説します。

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就活メールの返信のポイントは大きく分けて3つ

1、メール受信に気づいたら即返信

メールというシステムは、相手にちゃんと届いているか、相手が開封したか、読んだかどうかを把握できないことが大きなデメリットです。
そのため、受信に気づいたら即返信、調べなければ回答できないことでも最速で調べて即返信が基本です。

 

電話などと違ってリアルタイム性に乏しい点を活かし、タイミングのよいときに読んでもらえるように夜中のうちに書いて出しておくということができますので、夜中に送るなんて非常識に思われるかも、という心配はせずに、気づいたらすぐに返信するように心がけましょう。

 

一番よくないのは、返信を忘れてしまうこと、メールをもらっているのに何のアクションも返さないことです。
後でやろうと思って別の用事を挟むと忘れてしまうので、すぐに対応しましょう。

2、メールの件名も前のメールの本文も変更、削除しない

一つの用件で何度もメールをやり取りすると、件名に「Re;」が増えていき、見苦しくなってきますが、後で見返したときに、そのメールが一連のやりとりのうちの一件だとわかった方が都合がよいため、そのままの方がよいです。

 

また、本文に関しても、やり取りを繰り返すとどんどん長くなっていきますが 最後の一通で全てのやり取りが見られた方がよいので あえて削除することなくそのままでよいと思います。

 

たまに直近の内容以外本文を消してしまう方がおりますが、「承知しました」や「いかがでしょうか」など、前の文章がないと意味が通じないこともありますので、長さが気になっても消さない方がよいでしょう。

3、署名は最初だけは必ず付ける

メールのやり取りは、学生側から見たら一対一ではありますが、企業の方は同時に何人もの学生とやり取りしているかもしれません。
中には同姓同名がいる可能性もありますので、最初の返信には学校名、学部名、連絡先を入れた署名を必ず付けましょう。

 

但し、やり取りが多くメール本文が長くなると、都度署名を付けると読むのに支障が出るようになりますので、最初だけにしてもいいです。
2通目以降は、「〇〇大学 氏名」などとシンプルに済ませます。

 

そして当たり前のことですが、友人とのやり取りではないので、語尾に「!」や「笑」は不要ですし、顔文字も不要です。
どれだけ企業の方と仲良くなっても、ビジネスメールであることを忘れないようにしましょう。

企業とのメール返信はキリがいいところでやめる

企業の人とのやりとりをメールでしていると、向こうからの連絡にこちらが返信をし、それに対して企業から返信が来て...と終わりがないように感じます。

 

また、その内容がこちらが確認するだけで終わるものであれば、それにわざわざ返信するべきかなど、悩んでしまうものです。

 

そのようなときは、単に「確認だけで済む」場合は返信する必要はないことでしょう。

 

例えば、相手からの「了解しました。」などの返信が来た場合、これに返信する必要はありません。

就活メールは何よりもレスポンスの早さが大事

3つのポイントを説明しましたが、何よりも大事なのはレスポンスの早さです。
企業の方へのメールなので、当然きちんとした敬語を使う必要がありますが、そこに時間がかかってしまう場合は、

 

「ご連絡ありがとうございます。移動中のため、後ほど確認してご返信致します」

 

とメールが届いていて、読んでいることだけ伝え、落ち着いてからきちんとした文章を書くという方法もありです。
企業の方は、常識ある言葉遣い、文章が書けるかもメールで見ていますので、「てにをは」がおかしかったり、うっかり変換ミスしたままのメールを送ってしまうと、注意深く見直すということが苦手なのだな、と思われかねません。

 

その上でレスポンスも早くないといけないのですから、やはりメールはハードルの高いコミュニケーションツールと言えますが、ポイントを押さえておけば、大きな失敗はせずに済むと思います。

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