就活がはじまると、メールを利用することが多くなります。
普段誰かとやり取りをするときには、LINEしか使わないという人も多いでしょう。
企業とのやり取りの際は、ビジネスマナーを踏まえてメールを送る必要があります。
今回は、ビジネスマナーをおさえた就活でのメールの送り方について文例とともに紹介します。
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メールの例
はじめに、メールの例を紹介します。
どこが大切なポイントか考えながら読むようにしてみてください。
就活メールのポイント
次に、先程のメールで大切になるポイントを紹介します。
件名
件名には、用件を簡潔に入れるようにしましょう。
担当者は1日に100件以上のメールをやりとりしている可能性があります。
メールが見逃されてしまう可能性を防ぐためにも、用件は必ず入れましょう。
また、用件に続けて大学名と名前を入れておくと親切です。
宛先
宛先は、会社名から正式名称で書くようにしましょう。
会社名のあとは改行をして、部署名と役職名、名前を分かる範囲で書きます。
役職名がわからない場合には、今回のメールのように省略してよいでしょう。
また、担当者名がわからない場合には「採用ご担当者様」と書いておくと、担当の方が読んでくれます。
何かの都合で部署あてに送る場合には、「人材開発部御中」など、「御中」をつけて送ります。
これは、手紙のマナーと同じです。
本文
本文は、「お世話になっております。」ではじめるとよいでしょう。
その後、所属と名前を入力するところまでは、誰に送る場合にでも使用するビジネスマナーとなっています。
その後に用件を書きますが、ここでも気を付けたいポイントがあります。
それは、「簡潔に伝える」ということです。
長文のメールになると、担当者に負担をかけることになります。
そのため、短く用件を伝えましょう。
また、数行または意味の区切りで複数行の改行をいれて、見やすいようにするとよいでしょう。
署名
最後には、必ず署名を入れます。
署名は名刺代わりになるものです。
メールのやりとりでは、署名を入力することでメールの信頼性が高まります。
また、自動で署名が入力されるように設定することもできるので、就活用のメールアドレスには署名を設定することをおすすめします。
署名に書く内容としては、氏名を一番上に書き、その下に所属を書きましょう。
大学名と学部・学科は正式名称で書くようにします。
その後、メールアドレスや電話番号、住所を入力します。
住所については、郵送でのやりとりが発生しない場合には入力しなくてもよいでしょう。
住所を記載しない署名もあるので、書かないからといって問題はありません。
一方、メールアドレスと電話番号は必ず入力が必要です。
返信はすばやく丁寧に
ここまで、メールの形式について紹介してきました。
最後に、メールの返信のタイミングについて説明します。
メールの返信は、すばやく丁寧にすることが大切です。
メールを見たらすぐ返信するように努めましょう。
最低でも1日1回はメールをチェックするようにし、返信に1日以上かからないように注意しましょう。
また、急いで返信をするあまり、誤字脱字をしてしまわないように注意をしましょう。
失礼のないメールを送ろう
今回は、就活メールのマナーについて紹介しました。
就活では、ビジネスマナーを意識したメールを送ることが求められます。
本記事を参考にメールを作成し、担当者に失礼のないメールを送るようにしましょう。
